¿Cómo prepararse ante una implementación de outsourcing de nóminas?

Tras elegir el proveedor de outsourcing de nóminas, la implementación es el proceso clave para garantizar el inicio adecuado de una administración de planillas y pagos eficientes a los colaboradores.

Con la intención que la transición sea exitosa, las empresas deben seguir una serie de pasos:

1. Transferencia de información:

La empresa deberá proporcionar toda la información relevante y requerida por el proveedor. Esto incluye datos personales de los colaboradores como, por ejemplo: nombres y apellidos, DNI, cuentas bancarias, etc. Es importante también que se migre el detalle de las últimas nóminas pagadas por la empresa con una antigüedad entre 6 a 12 meses.

Además, la empresa tendrá que brindarle a su proveedor todas las actividades de su flujo de proceso de nómina, así como los sistemas internos que están involucrados, como por ejemplo el ERP contable. De esta manera el proveedor tendrá una mayor claridad respecto a lo que se va a requerir implementar para el éxito del proyecto.

En este proceso es importantísimo que la transferencia se realice siguiendo estrictos controles de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información.

2. Seguimiento y comunicación continua:

Durante la implementación, la comunicación y coordinación entre los equipos de trabajo es vital. Esto incluye absolución de consultas, verificación de los conceptos, la resolución de posibles incidencias y cumplimiento normativo. Por ello es importante asignar los responsables tanto por parte de la empresa como del proveedor.

3. Pruebas y paralelo:

La etapa de pruebas y paralelo permitirá identificar la correcta parametrización del sistema y garantizar su funcionalidad, así como detectar y solucionar diferencias en los cálculos y realizar los ajustes que sean necesarios.

4. Comunicación interna de los trabajadores:

Mantener una comunicación clara y constante con los colaboradores es clave para evitar malentendidos o incertidumbre en sus colaboradores. Infórmele con la debida anticipación sobre el cambio de proveedor, en qué les beneficiará y cualquier acción que necesite realizar.

5. Seguimiento post implementación.

Luego de la salida en vivo, es importante realizar un seguimiento para asegurar que todos los procesos funcionen correctamente. Esto incluye la validación de los pagos y la resolución del cualquier inconveniente que pueda surgir. De esta manera se pueden ir cerrando algunas brechas que pudieran haber quedado.

Contratar un outsourcing de nóminas es una estrategia eficaz para optimizar recursos y garantizar el cumplimiento de tiempos y de la legislación laboral. Para ello la transición debe ser cuidadosamente planificada y ejecutada para asegurar que los pagos a los colaboradores sean correctos y puntuales.

Con la selección adecuada de proveedor, homologación de información, comunicación al personal y pruebas exhaustivas, la transición será más fluida y menos propensa a errores y en la toma de decisión se debe tener presente el tamaño de la firma de outsourcing, respaldo financiero y tecnológico. Nunca está de más solicitar recomendaciones de clientes que ya están tomando los servicios del proveedor elegido.