Gestión de Cuentas por Pagar.

Caso de Éxito

Gestión de Cuentas por Pagar.

Cliente
Empresa de Telecomunicaciones
Solución
Consultoría Soluciones en Finanzas y Administración Procesos Financieros Procesos de Gestión Procesos Administrativos
Sector
Implementación y Tercerización de la Gestión de Cuentas por Pagar

Era el año 2015 y una de las empresas de Telecomunicaciones más grande del Perú nos informa de su necesidad de tercerizar uno de sus principales procesos contables: la gestión de las cuentas por pagar. La decisión la habían tomado producto de los cambios internos que venían realizando con la finalidad de lograr mayores eficiencias.


Al momento de iniciar el estudio previo, encontramos que se habían llevado a cabo cambios internos de personal y que el cliente no contaba con sus procedimientos documentados. Por consecuencia, no sólo necesitaban un aliado que prestara simplemente el servicio, sino que, en principio, entendiera las necesidades de ellos y que pudiera abordar el tema con la mayor flexibilidad posible, además de poner a su disposición las horas de sus principales ejecutivos para estructurar un nuevo modelo operativo.


El reto no era sencillo, pues debíamos recibir una operación con un manejo de más de 10 mil documentos mensuales y, además, implementar nuevos procesos que le permitieran reducir sus costos y sus niveles de riesgo, y todo ello de manera paralela sin que se viera afectada la operación.


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¿Qué hizo Tawa?


Adecuamos nuestra metodología de trabajo al proyecto y lo estructuramos en tres etapas:

  • planificación;
  • implementación;
  • ejecución.


La planificación nos ayudó a entender el negocio de nuestro cliente, mediante reuniones con los principales líderes de las áreas que interactuaban con nosotros; definimos un plan de trabajo marcando los principales hitos del proyecto y llevando un control pormenorizado del cronograma del mismo. Establecimos protocolos de comunicación y responsables de las coordinaciones y las tomas de decisiones.


Una vez definido el modelo operativo, iniciamos la etapa de implementación, con la definición de los usuarios en el sistema, inducción a nuestro personal y desarrollando una matriz por tipos de documentos.


Estas dos primeras etapas (set-up) fueron fundamentales en el éxito de la ejecución de nuestro servicio, así como el compromiso de nuestros colaboradores para trabajar de manera paralela y lograr los objetivos trazados.

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Tawa

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